【業務効率化】パワーポイントでの資料作成を効率化するためのアイデア

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このブログを書いているそらまめ（@soramame_jitan）です。

ビジネスシーンにおいて、なにかと用いられることの多いパワーポイント。

しかし、実際に自力でスライド資料を作成しようとすると、なかなか進まない。なんてことありますよね。

デザインレイアウトが苦手で、悩んでる時間がほとんど・・・

掲載したい情報が多過ぎて、うまくまとめられない・・・

業務効率化の観点から考えると、パワーポイントでの資料作成を効率的に進めるためには、事前準備やコツについて理解しつつ、資料の重要性次第では外注も検討することが大切です。

この記事では、パワーポイントを使って資料を作成する企業担当者向けに、業務を効率化するためのポイントをいくつかご紹介します。

パワーポイントの資料作成時における事前準備

資料を作成するにあたって、パワーポイント独特の操作性に慣れておくのはもちろんですが、そもそも「どんな資料を作成したいのか」を事前に考えておくことも大事なことです。

以下のような事前準備を、作成にあたるスタッフ全員が行うことで、より作業がはかどるはずです。

完成形となる資料のイメージを固める

パワーポイントによる資料作成は、制作を一人で担当する場合を除き、チームもしくは上司とイメージを共有するのが理想的です。

全体の構成・レイアウトを明確にして、制作者・確認者・発表者など、資料に関係するすべての人が同じイメージを頭に思い描いておけば、修正にかかる時間を減らすことにつながります。

デザインの自由度が高いパワーポイントでは、

上記のような細かいことを事前に決めておかないと、最終的に出来上がったもののイメージにずれが生じてしまうおそれがあります。

業務効率化を実現するためにも、資料に関わるメンバーとの連携を大切に、制作者はイメージの共有につとめましょう。

複数人で資料を作成する場合、工程を確認しながら進められるようにする

パワーポイントは複数人で作業ができるため、チームで資料作成を行う際にも便利なツールです。

その一方で、どのスライドを作成するのかメンバー同士で決めておかないと、変更箇所がかぶってしまう（競合）こともあります。

競合を避けるための方法としては、メンバーそれぞれが担当する資料を作成して、最終的にそれらを一つにまとめるやり方があります。

しかし、わざわざ複数のファイルを作成して、最終的に一つにまとめるわけですから、一つのデータをいじるのに比べると作業に時間がかかります。

よって、複数人で同じファイルを共有し、共同作業を行う際は、誰が何をするのかハッキリさせてから作業を始めることが大切です。

1枚で伝える情報を絞る

プレゼンなど、読み手に詳しい情報を伝えたいと考えたとき、パワーポイントの資料はどうしても情報量が多くなりがちです。

しかし、資料の中に文字が多すぎると、読み手が中身を充分に理解できないことも。

無駄に文字が多い資料を作ってしまうのは、そもそも「読み手に何を伝えたいのか」が明確になっていないことが原因です。

仮に、6スライド分の資料を用意するとして、それぞれのスライドでどんなことを読み手に知って欲しいのか、言いたいことを絞る必要があります。

分かりやすい内容になっているかどうか確認する一つの方法として、タイトルと中身が一致しているかチェックする方法があります。

例えば、新システム導入のメリットを3つ紹介するつもりだったのに、数が増えている・もしくはスペースが足らず2つしか書けなかったような場合は、そのスライドに載せるべき情報が多すぎることになります。

読み手に届きやすいよう、情報を厳選することが、パワーポイントの資料作成においては重要です。

自分たちで分からない場合は、制作に関わるスタッフ以外にも資料を読んでもらうなどして、ダメ出しをお願いしましょう。

パワーポイントで効率的に資料を作成するためのコツ

次に、パワーポイントで効率的に資料を作成するための、具体的な操作のコツについて触れていきましょう。

パワーポイントは操作に関しても比較的自由度が高いため、色々なやり方に手を出してもかえって迷うはずですから、まずは業務効率化に役立つ方法に絞って覚えることが大切です。

使いやすい機能やキーコマンド（ショートカットキー）を押さえておく

マウスを多用する資料作成は、直感的な操作がしやすく、PC操作に詳しくない人でもパワーポイントを扱える点でメリットがあります。

しかし、画面上の作業をカーソルだけで行うのは限界がありますから、便利な機能・キーコマンドを覚えることで、作業を効率化しましょう。

便利な機能として、以下のような方法を使うと、作業を柔軟に進めることができます。

また、有用なキーコマンド としては、以下のようなものがあげられます。

図形のコピーに関しては、マウスを使えばもっとかんたん・整然とコピーができます。

【Ctrl＋Sift＋ドラッグ】のコマンドを使えば、同じ図形を縦もしくは横に並べる際に便利です。

整列と合わせて使うことで、より効率的に作業が進められます。

操作の面倒さを極力排除していく

複数の図形を操作して資料を作るパワーポイントは、操作しなければならない図形が多ければ多いほど、手間が増えていきます。

そこで、操作の面倒さを極力排除しつつ、読み手に情報を伝えやすくするためには、以下のような方法を覚えておくと効率的です。

○数字の振り方

資料作成時に複数の項目をまとめようと思った場合、見出しに数字を振ると便利です。

しかし「１，」「２，」のようにテキストで数字を振ると、資料として見た目が分かりにくくなってしまいます。

もし、数字を振る場合は「①」のように丸数字を振るようにし、可能であれば丸図形の中に数字を入力して、大きさや色を調整しましょう。

数字の大きさや図形の色を調整できますし、見た目的にも分かりやすくなります。

○「グループ化」でまとめて操作する

資料作成中は、複数の図形を使って資料をまとめたり、異なる見出しや文章を順序よく並べたりする必要があります。

しかし、数が多くなればなるほど手順が多くなり、大きさを統一するのも一苦労です。

そのような場合は、1つのグループとして複数の図形をまとめることで、作業をより効率化できます。

グループ化のコマンドは、グループ化したい図形をすべて選んでから【Ctrl＋G】のキーを押し、解除する場合は【Ctrl＋Sift＋G】を使います。

同じような見出しと説明文を箇条書きにしたい場合に、グループ化は有効です。

操作すべき図形の数を減らせるため、その分だけ作業が楽になるでしょう。

修正前の内容を残しておく

パワーポイント上で資料を修正したい場合、スライドごとに修正作業が必要です。

このとき、修正前のスライドをそのまま修正してしまうと、何をどのように修正したのか分からなくなってしまい、結果的に修正にかかる時間が多くなってしまうおそれがあります。

スライドを一部修正したい場合は、必ず修正前のスライドをコピーしておき、違いが分かるようにしておきましょう。

修正前のスライドを残しておけば、修正の方針が変更になった場合でも、スピーディーに対応できます。

自力でパワーポイントの資料作成を行うデメリット

オフィスによっては、ワード・エクセルに比べると、パワーポイントの使用頻度がそれほど多くないケースもあるでしょう。

もともとパワーポイントでの資料作成に苦手意識のある人や、まったくの初心者は、パワーポイントを使った資料作成の効率化を進めるにあたり、以下のデメリットを克服しなければなりません。

初心者は作業に慣れるまでが大変

もともと自由度の高い操作ができるパワーポイントは、初心者にとって手が出しにくい一面を持っています。

どんなデザイン・レイアウトが一般的なのか、事前に情報を頭の中に入れておかないと、資料を作りながら「あれがいいのか、これがいいのか」と悩んでしまいがちです。

また、作りたい資料のページ数によっては、本業に支障をきたすほどの時間がかかる可能性もあります。

特に、マニュアルのようにページ数が膨大になるものを作ろうとすると、作業がなかなか進まず苦労するかもしれません。

基本的にPCでしか作業できない

パワーポイントのデータを正しい形で閲覧したい場合、基本的にPC画面を通しての作業・確認となります。

モバイル端末で操作できないわけではありませんが、限られた画面スペースで確認しなければならず、不便に感じる人は多いでしょう。

よって、リモートワークなど、勤務場所に一定の制限がある場合、操作が分からなくなった際に相談できる相手が近くにおらず、作業が停滞してしまうリスクがあります。

こういった状況を避けるため、他のスライド作成ソフトを使うなど、複数のツールを使い分けることも想定しておいた方がよいでしょう。

難解な内容をまとめきれない

スライドに掲載できる情報量は限られていて、しかも視覚的に分かりやすくまとめる必要があることから、あまりに難解なテーマだと十分にまとめきれないおそれがあります。

かといって、文字数が多くなってしまうと、読み手に分かりにくい資料となり問題です。

文字やイラスト・図説などのバランスを考えるのは、パワーポイントを使い慣れた人でも難しいものです。

せっかく時間をかけて作ったのに、良い結果が出なかったとしたら、制作にかけた時間は無駄になってしまうでしょう。

パワーポイントの資料作成につき、さらなる業務効率化を目指すには

パワーポイントの資料作成は、未経験者はもちろんのこと、経験者であっても面倒な作業が多い傾向にあります。

そのため、さらなる業務効率化を図るには、資料作成を外注することも考えておいた方が賢明です。

しかし、資料作成代行業者は数多く存在しているものの、資料作成代行に特化した業者で十分な実績のある業者はそう多くないため、業者選びが肝心です。

この記事では一例として、ビジネス向け資料制作のプロ「バーチャルプランナー（VIRTUAL PLANNER） 」に依頼した場合のメリットについて解説します。

VIRTUAL PLANNER に依頼すれば、手書きのメモだけで資料が出来上がる

VIRTUAL PLANNER のサービスは「手書きメモから24時間以内でパワーポイント資料を納品する」 というサービスで有名です。
それを実現できるのは、資料作成の専門集団が作成に携わっているからで、以下の多様なパワーポイント資料を年間500部以上代行しています。

また、短期間で高品質の資料が出来上がることも、VIRTUAL PLANNER ならではのメリットです。

自社で作成した場合に1ヶ月以上かかることが予想される資料も、依頼すればタイトなスケジュールに間に合わせてくれます。

その他、VIRTUAL PLANNER の特徴として、資料のデザインが秀逸である点も無視できません。

プレゼン時など、多くの人に一目見てスライドの内容を理解してもらうには、数字の見せ方・フォント・色使い・レイアウトなどが有機的に結びつくことが重要であり、自社自作ではなかなか表現できない部分は否めません。

品質とスピードを両立している資料代行サービスを探しているのであれば、VIRTUAL PLANNER を頼るメリットは大きいはずです。

オンラインでも、あいまいな支持でも大丈夫

VIRTUAL PLANNER に資料作成を依頼した企業の評価は高く、クライアントの企業規模・業種も多様です。

経営陣・営業部門・マーケティング部門。IR部門・経営企画部門・人事部門など、資料作成が必要な部署であれば、仕事を依頼するメリットは大きいでしょう。

新型コロナ禍の状況でも、Web会議で打ち合わせできる体制が整っているため、柔軟な対応も期待できます。

「あいまいなデザインの希望しか伝えられなかったのに、イメージ通りのデザインが提案されて驚いた」と話す企業の声もあり、クライアントからの信頼度は高いと言えそうです。

リピートして資料作成を依頼するクライアントもいるため、自社に資料作成ができるチームがいない場合には重宝するサービスです。

企画構成段階からプロが介入するため、絶対に失敗できないプレゼン向けに資料を作り込みたい場合も安心です。

単純明快な価格設定

VIRTUAL PLANNER の料金プランは、1ページあたりの料金プランにオプションが加わるという、単純明快な価格設定となっています。

また、一度の発注の最低料金は20万円（税別）となっており、予算の範囲で以下のプラン・オプションを組み合わせて依頼することになります。

実際に発注する際は、ヒアリングが完了した後、1営業日以内に見積もりが届くというスピーディーさ！

早期に資料作成を検討している場合は、非常に便利なサービスです。

おわりに

以上、パワーポイントでの資料作成を効率化するにあたって、知っておきたいアイデアをいくつかご紹介してきました。

パワーポイントでの資料作成を効率化するには、どんな資料を作りたいのかイメージを明確にして、伝える情報のバランスも工夫する必要があります。

また、操作の手順を考慮したり、役に立つコマンドキーを覚えたりすることも、業務効率化につながります。

しかし、パワーポイントは、誰でも気軽に資料作りができる反面、読み手を納得させる資料を作成するのはかんたんなことではありません。

自社にパワーポイントが使える人がいない場合、担当者は一からパワーポイントについて勉強する必要があるため、かえって時間がかかってしまうことも十分考えられます。

VIRTUAL PLANNER を利用して、必要な資料をプロの手でスピーディーに作成できれば、自社の限られたリソースを有効活用することにつながります。

資料作りで失敗できない・タイトな納期でも対応して欲しいと考えている企業担当者の方は、まずは資料請求または見積もりを依頼してみてはいかがでしょうか。