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そらまめ（@soramame_jitan）です。
働き方を見直すにあたり、業務効率化を課題としている企業は多い反面、なかなか進められず問題が棚上げされているケースは少なくありませんよね。
日々の業務を止めず、人手を増やさず限られた人員で業務効率化を進めるのは、どうしても限界が生じてしまうからです。
しかし、アウトソーシング・クラウドソーシングを利用するなど、自社で対応できない範囲につき副業ワーカー・フリーランスに外注することで、企業は費用を減らしつつ時間を有効活用できます。
この記事では、業務効率化という観点から、優秀な副業ワーカー・フリーランスの探し方や依頼時の注意点などについてお伝えします。
優秀な副業ワーカー・フリーランスの探し方
これから優秀な副業ワーカー・フリーランスを探そうと考えた場合、たくさんの広告の中から自分が希望する人材を探すのは、骨が折れる作業です。
そこで役に立つのが、複数の出品者が集まるクラウドソーシング・アウトソーシングサービスを活用することで、たくさんの副業ワーカー・フリーランスの中から自社に合った人材を探せます。
複数のクラウドソーシング・アウトソーシングサービスを比較検討する
業界大手から新進気鋭のものまで、クラウドソーシング・アウトソーシングサービスは多数存在していて、その中でも多くの出品者が軒を連ねています。
よって、実際に依頼する場合、複数のサービスを比較・検討することが、後悔のない依頼につながります。
サービスによっては、出品者のプロフィールがこと細かに書かれているものも見つかるため、ポートフォリオや経歴などを吟味して、ニーズに合いそうかどうか判断していきましょう。
その他、比較検討の材料としては、以下のようなものがあげられます。
・ユーザーがどのくらい多いか（人数が多い分だけ選択肢が増える） |
何を優先するかは、納期や予算によって変わってきますが、まったく比較検討を行わずにサービスを選ぶと、もっと良いサービスを見逃してしまうおそれがあります。
優秀な人材を探したいのであれば、できるだけ多くのサービスをチェックすることが大切です。
やり取りがスムーズかどうか確認する
依頼してみたい副業ワーカー・フリーランスを見つけたら、いきなり仕事を依頼する前に、メッセージでのやり取りなどがスムーズに進むかどうか確認してみましょう。
サービス内のツールを利用してやり取りする場合もあれば、チャットツールなどを利用してコミュニケーションをとる場合もあり、どんな形でやり取りを進めるのかはユーザー・サービス次第です。
ただ、どんなツールを利用するとしても、やり取りがスムーズでないワーカーに外注を依頼すると、発注者としてはスケジュール管理の面で不安があります。
また、お互いの言っていることが食い違うなど、コミュニケーションの観点から問題が生じるリスクもあるため、相談の段階で意思疎通が問題なく進められるかどうかも確認が必要です。
依頼を検討している副業ワーカー・フリーランスに問題がないかどうか判断するには、以下のような方法があげられます。
・こちらの依頼内容を正しく理解しているかどうか説明してもらう |
上記のやり取りがスムーズに進むなら、少なくともコミュニケーションに関してイレギュラーが発生するリスクは少ないはずです。
その他、自社で判断基準を設けておくと、比較検討がしやすくなるでしょう。
自社のニーズに合うワーカーかどうか確認する
予算・納品物ともに期待感が高いワーカーが見つかった場合でも、安心してはいけません。
いくら能力が高くても、自社のニーズに合致する納品物を提供できるかどうかは、また別の問題です。
特に、業務効率化に関する分野では、自社にとって何が重要かを見極める力がモノを言います。
実務面での効率化だけでなく、コンサルティング全般を行っている人材も見つかることから、まずは自社が望んでいることを洗い出してから検討することが大切です。
自社での課題が明確なら、課題解決に向けて実務を担当するワーカーに依頼するのがスムーズです。
逆に、何をどうすればよいのか分かっていない状態で依頼するなら、コンサルタントを探した方が賢明です。
漠然とワーカーを探しても、自分のニーズに合うかどうかは分かりません。
課題を把握した上で、何をどこまで依頼するのか判断することが重要となります。
なぜ業務効率化に副業ワーカー・フリーランスへの外注が有効なのか
業務効率化を進めるなら、業務管理に関する新しいアプリ・システムを自社で導入するのが近道だと考えている人も多いでしょう。
もちろん、それも有効な一手ではあるのですが、現時点で仕事が十分に回っているとは言えない状況では、外注によって社員の時間を確保するのが先決です。
働き方改革によって残業が難しくなった
多くのビジネスパーソンが直面している問題の一つとして、働き方改革にともなう時間外労働の上限規制があげられます。
長時間労働は、労働者の健康を害すおそれがあるだけでなく、家族との時間やプライベートの充実も妨げることから、労働生産性を高めて残業を減らすことは企業共通の課題となっています。
しかし、これまで人的資源に頼ることが当たり前だった企業にとって、残業という手段を捨てて業務効率化を自社で進めることは、かえって社員一人ひとりへの負担を強める結果につながるおそれがあります。
そもそも、業務効率化と業務遂行は別の分野の仕事ですから、これまで業務効率化のノウハウがない社員が取り組もうと思っても、なかなかうまくいかないのは当然です。
副業人口・フリーランス人口が増加傾向にある
働き方改革が生み出したもう一つの側面として、本業で十分な収入を得られなくなる社員が増えたこともあげられます。
これまで残業代に生活費を依存してきた社員の一部は、その残業を失ったことにより、新しい仕事を探す必要に迫られています。
しかし、そのような状況を契機に考え方を変えて、余った時間を副業に充てて収入を増やしている人も増えてきています。
企業の側がなかなか縁をつなぐことが難しかった、バックオフィス部門で働いている人材・特殊技能を持つ人材とコンタクトをとる機会が増えたことにより、外注のハードルが低くなったと言えるでしょう。
新しいスタッフを確保することが難しくなってきている
企業が社員を雇う大きな理由の一つは、コア業務を任せられる人材を確保するためです。
業務効率化は確かに大事なことではありますが、それ自体が収入を得られる業務ではありませんから、業務効率化をメインに新しいスタッフを確保するのは現実的な選択肢とは言えません。
また、少子高齢化が進む中で、希望する人材の採用難に悩む企業も多く見られます。
総じて新しいスタッフを探すのが厳しい環境で、業務効率化を任せられる人材を探す手段は、自然と外注に限られてくるのです。
そらまめ ご覧いただきありがとうございます。このブログを書いているそらまめ（@soramame_jitan）です。2019年4月に施行された「働き方改革関連法案」から約３年が経過しました。[…]
外注せず業務効率化を進めることで生まれるリスク
業務効率化を進めるにあたり、作業を外注せず自前で進める場合、どのようなリスクが想定されるのでしょうか。
以下に、主なものをご紹介します。
業務廃止や統合を進める判断が難しい
分かりやすく業務効率化を実現するには、不要な業務を廃止したり、似たような業務を一つに統合したりする方法が有効です。
新型コロナウイルスの影響もあり、オンラインでのやり取りに違和感がなくなったため、業務内容によってはオフィスでの作業を省くことも不可能ではなくなりました。
ただ、実際に進めようとすると、何を廃止するのか・どこまで統合するのかを決めるのは大変ですし、作業分担の調整も必要です。
一部の担当者が負担を訴えるなどすれば、たちまち暗礁に乗り上げてしまうでしょう。
すべての仕事を「誰でもできる」レベルまで落とし込むのは大変
業務効率化を進めるアプローチの一つに、業務内容のマニュアル化があります。
これまで特定の担当者に依存していた仕事を、他のスタッフでもできるようにしておくと、出張・休日などを想定した際に業務フローを回しやすくなります。
しかし、仕事の合間にマニュアルを作成するのは、それだけでもかなりの手間になります。
スタッフの文章力・資料作成力によって出来も左右されるため、誰にでも分かるレベルのものが誰にでも作れるとは限りませんから、自前での準備は思った以上に大変だと考えておいた方が賢明です。
社員が自力で慣れない仕事に対応できない可能性も
社員の得意分野を線引きするのは難しく、優秀な営業成績をコンスタントに出せる人材が、パソコンを使った事務作業を得意としているとは限りません。
例えば、RPA（Robotic Process Automation）は定型業務を任せるのに適しているツールですが、それでもパソコン操作に苦手意識を持っている社員にとっては抵抗感が強いかもしれません。
新しい仕事を社員に任せる場合、その社員に適性がある分野かどうかも踏まえて判断しなければ、導入がかえって業務フローを妨げることにつながるリスクがあります。
それでも自前で業務効率化を進めるのも一つの選択肢ではありますが、最悪を想定するなら、業務効率化のプロセスの中で古株社員が離れてしまうことも想定しておきましょう。
副業ワーカー・フリーランスに外注するメリット
業務効率化を自前で進めることが、企業にとって最善の選択肢とは限りません。
スムーズに業務効率化を進める上で、副業ワーカー・フリーランスを活用することには、以下のようなメリットがあります。
社員に優先順位の高い仕事を任せられる
自社のコア業務を任せる立場の社員には、できるだけ優先順位の高い仕事を任せたいところです。
ビジネスの現場ではよく「経理がいなくても営業がいれば会社は回る」などと言われますが、これは売上が企業の利益につながることを間接的に表現しています。
事実、バックオフィスのアウトソーシングは珍しいことではなく、どの会社でも目指すゴールが決まっている経理業務などは、自社の業種に合ったサービスを利用した方が、かえって業務効率化がスムーズに進む場合もあります。
その結果、社員は企業の経営や営業に関する分野に集中できるため、優先順位を考えた配置を実現できるのです。
少数精鋭の職場では、どうしても優秀な社員がマルチタスクにならざるを得ない状況に追い込まれがちなので、個々の社員の負担を減らす意味でも外注は便利です。
自社の人材が複数の業務を抱える状況が続いているなら、優先度の低い分野から外注を検討することをおすすめします。
苦手分野を任せられる
営業に直接関係しない分野や、スタッフが取り組んだ経験がない分野に関して、あえて自前で作業を進めようとするのは負担が大きいものです。
PowerPointを使った資料作成など、ある程度作成経験がないと効率的に作業を進められないオフィスワークはたくさんありますから、やはりそういった作業を得意とする人に任せた方が時短・業務効率化につながります。
副業ワーカー・フリーランスは、自分の得意分野に絞ってスキルを提供してくれるため、素人が一から勉強して作業を進めるよりも、完成度の高いものが期待できます。
特に、失敗できない・成功の可能性を高めたい仕事を任せたい場合は、自前で努力するよりはいさぎよく外注に任せた方が効率的でしょう。
クラウドソーシングなどのサービスを利用すれば、文章作成のようなクリエイティブな業務も気軽に依頼ができます。
プレゼンで事例を紹介したい場合など、担当できそうな人材が自社ですぐに確保できないなら、得意な人材を外注で探してみましょう。
費用を安く抑えられる可能性がある
オンラインで依頼を受けられるようになった現代では、外注で作業を依頼するコストも安く済むようになりました。
一例として、かつては翻訳会社などを通して依頼しなければならなかった翻訳も、現在はフリーランス・副業ワーカーを探すのが容易になっています。
多くのクラウドソーシング・スキルマーケットサービスでは、能力の高い人材を評価する仕組みが整っており、優秀な人材を探す難易度が下がっています。
希望予算をベースに、副業ワーカー・フリーランスを探すこともできます。
プロを従業員として雇ってしまうと、ランニングコストが高くつくため、スポット的に依頼できるのも費用削減の面でありがたいポイントです。
必要に応じて専門的な仕事を依頼できるのは、外注ならではのメリットです。
マッチングプラットフォームを利用するのも一手
外注で有力なスタッフを確保したい場合、マッチングプラットフォームを利用するのも、有力な一手となり得ます。
この記事では一例として「WorkAny（ワークエニー）」についてご紹介します。
多様なジャンルの人材を探すことができる
特化型のクラウドソーシングなど、プロフェッショナルを探すためのツールは数多く存在しています。
しかし、限られた時間の中で自社に必要な人材を見つけたい場合、できるだけ多くの選択肢があった方が便利です。
WorkAny では、以下ジャンルの人材が豊富に見つかります。
・マーケティング |
登録者数は日々増加しているため、将来的にはより良い条件でワーカーと契約できる可能性が高まることでしょう。
月額利用料を支払うだけで、ワーカーのスカウトを無制限に行える
クラウドソーシングは、サービスによっては依頼した金額の一部を手数料として都度支払わなければならないケースもあります。
少額であれば問題ないかもしれませんが、継続的に依頼する場合などは手数料がかさんでしまうため、予算を圧迫します。
その点WorkAny では、月額料金を支払うだけで求人掲載・スカウトが無制限にでき、追加料金なしで好きなだけ人材を応募できます。
職種・条件の変更も柔軟にできますから、一気に複数のワーカーに依頼することも可能です。
もちろん、人材採用後に成約手数料が発生することもありません。
無料会員登録はこちら能力に応じて正社員登用も検討できる
現段階では業務効率化目的での依頼にとどまる場合でも、ワーカーが有能であるなら正社員として囲い込みたいと考えるのは自然な流れです。
しかし、クラウドソーシングの場合はフリーランスも混じっているため、正社員登用に至る可能性はそれほど高くありません。
WorkAny は副業ワーカーを主体としたサービスを提供しており、登録ワーカーとも直接契約を行うため、双方の合意があれば正社員登用が可能です。
その際、運営側に手数料を支払う必要もないため安心です。
なお、契約は1ケ月ごとの更新となるため、スポット的な採用だけでも問題ありません。
欲しい時に欲しい人材が見つかる、副業マッチングプラットフォーム【WorkAny】おわりに
本気で業務効率化を進めたい企業にとって、外注は社員の仕事を減らす重要な選択肢です。
採用活動が年々厳しくなる中、副業ワーカー・フリーランスに頼ることで、会社の限られたリソースを有効活用することが可能になります。
具体的な方法としてクラウドソーシング等は有名ですが、慣れない環境で採用活動に時間がかかるようであれば、手厚いサービスを無制限に利用できるWorkAnyがおすすめです。